Southeast NB Badminton Club

The clubLe club

The Southeast New Brunswick Badminton Club is an adults-only club that plays at the Crossman Community Centre. Members are split into two groups by level: A plays Monday, B plays Wednesday, and Saturday morning is an open drop-in where guests are welcome for $5.Le Club de badminton du Sud-Est du Nouveau-Brunswick est un club pour adultes qui joue au Centre communautaire Crossman. Les membres sont répartis en deux groupes selon le niveau : le groupe A joue le lundi, le groupe B le mercredi, et le samedi matin est une session libre où les visiteurs sont bienvenus pour 5 $.

The club is full. Getting in means playing a few Saturdays, having your level assessed by the organizer, and going on the waiting list for the group that fits. So this was never a project about attracting more players. The board wanted the running of the club to stop eating volunteer evenings.Le club est plein. Pour y entrer, il faut jouer quelques samedis, faire évaluer son niveau par l'organisateur, puis s'inscrire sur la liste d'attente du groupe approprié. Ce n'était donc pas un projet pour attirer plus de joueurs. La direction voulait que la gestion du club arrête de gruger les soirées des bénévoles.

How a night used to come togetherComment une soirée s'organisait avant

Everything happened in the club's Facebook group, and someone created an event there for each session, every week, by hand.Tout se passait dans le groupe Facebook du club, et quelqu'un y créait un événement pour chaque session, chaque semaine, à la main.

Monday's event went to the A group, capped at 25. If it had not filled by a certain point, some B members were invited in by a process nobody could quite explain. Wednesday's went to everyone, but only B could confirm until 2 PM the day before, after which A could take whatever was left, up to 26. Saturday had no structure at all: the first 32 people through the door, $5 paid to the host.L'événement du lundi allait au groupe A, avec un maximum de 25 places. S'il ne se remplissait pas avant un certain moment, on invitait des membres du groupe B selon un processus que personne n'arrivait vraiment à expliquer. Celui du mercredi allait à tout le monde, mais seul le groupe B pouvait confirmer jusqu'à 14 h la veille, après quoi le groupe A pouvait prendre ce qui restait, jusqu'à 26 places. Le samedi n'avait aucune structure : les 32 premières personnes arrivées, 5 $ payés à l'hôte.

Not everyone has a Facebook account. The club's only channel quietly excluded prospective members, and a few existing ones.Tout le monde n'a pas de compte Facebook. Le seul canal du club excluait discrètement des membres potentiels, et quelques membres actuels.
Rebuilding the same event every week took real volunteer time, and the invitation rules lived in one person's head.Recréer le même événement chaque semaine prenait du vrai temps bénévole, et les règles d'invitation vivaient dans la tête d'une seule personne.
Someone could confirm a spot and not show up, and nothing happened. The person who would have taken that spot stayed home.Quelqu'un pouvait confirmer une place et ne pas se présenter, sans aucune conséquence. La personne qui aurait pris cette place restait chez elle.
Membership dues were tracked and collected entirely by hand.Les cotisations étaient suivies et perçues entièrement à la main.

Members book from their phoneLes membres réservent de leur téléphone

Sessions are scheduled months ahead. Confirmations open 72 hours before a night, with an email to the group whose night it is. Twenty-four hours out, if spots are still free, the other group gets invited to fill them. One tap to confirm, one to decline.Les séances sont planifiées des mois d'avance. Les confirmations ouvrent 72 heures avant une soirée, avec un courriel au groupe dont c'est le soir. Vingt-quatre heures avant, s'il reste des places, l'autre groupe est invité à les remplir. Une tape pour confirmer, une pour décliner.

When a night is full you go on the wait list instead. If someone cancels, the people at the front get an hour to claim the spot, and the first to answer takes it.Quand une soirée est pleine, vous passez plutôt sur la liste d'attente. Si quelqu'un annule, les premiers de la file ont une heure pour réclamer la place, et le premier à répondre l'obtient.

A member's phone showing three upcoming sessions, each with confirm, not sure and decline buttons.

The board runs the club from the same placeLa direction gère le club au même endroit

Sessions, rosters, member accounts, sign-up approvals, group placement, and an email to one group or the whole club without exporting a list to anywhere.Les séances, les listes, les comptes membres, l'approbation des inscriptions, l'assignation des groupes, et un courriel à un groupe ou à tout le club sans exporter de liste nulle part.

Everyone you see in these screenshots is invented. The club's real roster never left the club.Toutes les personnes dans ces captures sont inventées. La vraie liste du club n'est jamais sortie du club.

The admin roster for one session: confirmed players, wait list, and the club admin menu.

Game night runs on a tablet by the doorLa soirée roule sur une tablette à l'entrée

The club already ran its nights on an off-the-shelf Android app. We stayed close enough to it that the volunteer at the door never had to relearn the job, then fixed the parts that annoyed them.Le club faisait déjà rouler ses soirées sur une application Android du commerce. On est resté assez proche pour que le bénévole à l'entrée n'ait rien à réapprendre, puis on a réglé ce qui l'agaçait.

Four courts with live timers, a queue sorted longest-off-court first, check-in, walk-ins, breaks, and a record of the night that survives everyone going home. Tapping Finished ends a game and starts the next one on that court in the same tap.Quatre terrains avec chronos en direct, une file triée par plus longue attente, l'arrivée des joueurs, les visiteurs, les pauses, et un historique de la soirée qui survit au départ de tout le monde. Toucher Terminé met fin à une partie et lance la suivante sur ce terrain du même coup.

The court board on the club tablet: four courts with live timers, a waiting list sorted by longest wait, and a check-in column.

Four courts, the queue, and who has not arrived yet, all on one screen.Quatre terrains, la file, et qui n'est pas encore arrivé, le tout sur un seul écran.

The waiting list with four players ticked by Suggest 4. — Suggest 4 reads the queue and proposes a balanced game. Here it skipped the strongest player waiting, because putting her on court would have made a lopsided match. It only ticks four boxes. The organizer still calls the game.Suggérer 4 lit la file et propose une partie équilibrée. Ici, il a sauté la joueuse la plus forte en attente, parce que l'envoyer sur le terrain aurait déséquilibré le match. Il ne fait que cocher quatre cases. L'organisateur appelle encore la partie.

A full-screen prompt naming the four players to send to court 1, with their photos. — Then the board says who to call, with faces, because shouting four names across a gym at a room of half-strangers is harder than it sounds.Ensuite, le tableau dit qui appeler, avec les visages, parce que crier quatre noms dans un gymnase plein de presque-inconnus est plus difficile qu'on pense.

And a few things nobody has to think aboutEt quelques trucs auxquels personne n'a à penser

No-showsAbsences: The board asked for three strikes. Miss a spot you confirmed and you get an email, then a firmer one, then your booking priority drops for the rest of the season. Courteous, but not free.La direction voulait trois avertissements. Manquez une place que vous avez confirmée et vous recevez un courriel, puis un plus ferme, puis votre priorité de réservation baisse pour le reste de la saison. Courtois, mais pas sans conséquence.
RatingsClassements: Results reported from the floor feed the game picker. No member ever sees a number next to anyone's name, including their own.Les résultats rapportés du plancher alimentent le sélecteur de parties. Aucun membre ne voit jamais de chiffre à côté d'un nom, y compris le sien.
Bad wi-fiMauvais wi-fi: The gym's connection drops more often than anyone would like. The board keeps running on the tablet and catches up when the network comes back.La connexion du gymnase tombe plus souvent qu'on le voudrait. Le tableau continue de rouler sur la tablette et se remet à jour au retour du réseau.
Practice nightsSoirées d'essai: We can replay a whole four-hour evening in a few minutes to tune how games get picked, so nobody's Monday is the experiment.On peut rejouer une soirée de quatre heures en quelques minutes pour ajuster le choix des parties, pour que le lundi de personne ne serve d'expérience.